Деятельность руководителя в значительной мере определяет успех предприятия. Он может обеспечить целенаправленность совместных действий, сложить усилия каждого сотрудника в одно целое. Организация рабочего времени руководителя — комплекс мероприятий обеспечивающих условия для выполнения ключевых задач, которые направлены на достижение цели (целей) предприятия.
Важно сделать так, чтобы каждый сотрудник делал посильный вклад в достижение общих целей. Руководителю следует определить задачи, которые делают максимальный вклад в результат. Затем распределять их между сотрудниками и проконтролировать выполнение в назначенный срок.
Большой объём задач, ограниченность ресурсов и времени требует определять их приоритет. Названный в честь итальянского социолога принцип Парето гласит, что двадцать процентов усилий дают восемьдесят процентов результата и наоборот. Концентрируя внимание на эффективных действиях, руководитель может быстро повысить результативность работы предприятия. Вместе с тем экономится большое количество ресурсов и времени, так как они не были потрачены на незначительные результаты.
Ежедневные ключевые задачи руководителя
Из результатов каждого дня складываются грандиозные результаты. Опыт консультирования показывает, что эффективность руководителя определяет помощь ему в выполнении ключевых задач, которые дают максимальный результат. Именно на них нужно осознанно концентрироваться и выполнять в первую очередь. Это обеспечивает условие для выполнения всех остальных управленческих действий.
- Доступность для всех участников общего дела: присутствие в офисе, коммуникация по широкому спектру средств связи (электронная почта, корпоративные чаты, телефон, скайп и т. д.) Это позволяет оперативно реагировать на любые изменения и возникающие проблемы. Важно взять за правило приходить в офис хотя бы за полчаса до начала рабочего дня.
- Задачи рабочего дня. Их я рекомендую разделить на две группы. Первая группа предназначена для достижения актуальных целей, решения сопутствующих проблем, то есть на получение очевидного результата сейчас. Вторая группа направлена на создание результата, который появится в будущем: развитие предприятия, создание новых товаров и услуг. До 30% всех ресурсов следует задействовать для развития.
- Планирование деятельности сотрудников на день: определять задачи, назначать исполнителя и срок исполнения. Сотрудники не всегда понимают важность и срочность задач, и требуется не забывать им это озвучивать.
- Итог рабочего дня. Установить себе правило подводить итоги сегодняшнего дня письменно. Составляя ежедневный отчёт, учитывайте следующее: на что было потрачено время, насколько эффективными были действия, все ли ежедневные ключевые задачи руководителя были выполнены.
Есть и другие задачи, и их тоже нужно выполнять. Однако эти четыре ежедневные ключевые задачи руководителя делают работу предприятия достаточно эффективной.
Умение организовать рабочее время — уникальная способность человека, реализовать которую дано не многим. Чаще всего из-за того, что не ценим, не придаём этому должного внимания. Как консультант я разработал услугу «Организация рабочего времени руководителя», которую можно получить в течение одного месяца или на постоянной основе. В результате Вы повышаете эффективность предприятия.
Консультационная услуга «Организация рабочего времени руководителя»
Цель: обеспечить выполнение ежедневных ключевых задач руководителя в течение месяца.
Услуга не является консультированием по вопросам коммерческой деятельности и управления, а ориентирована на эффективное (индивидуальное) использование личных особенностей руководителя в достижении целей предприятия. Это дополнительное образование направленное на осознание своих сильных и слабых сторон личности и максимально эффективное их применение в профессиональной деятельности руководителя.
Своевременное выполнение ключевых задач обеспечивает достижение целей предприятия и эффективное взаимодействие с подчинёнными, заказчиками, потребителями, контролирующими и подрядными организациями. Именно поэтому контроль выполнения ключевых задач является главным. Выявляя особенности личности, которые мешают этому, необходимо их корректировать и развивать те, которые способствуют этому.
Способ оказания услуги: дистанционно — телефон, Viber, Skype, электронные документы (план на день, неделю, месяц; отчёт о выполнении плана на день, неделю, месяц). Стоимость — 25000 рублей, период оказания услуги — календарный месяц.
Мои задачи:
- Определение приоритетов деятельности.
- Консультирование по составлению планов и отчётов.
- Контроль выполнения ключевых задач.
- Консультационная помощь в решении производственных проблем.
- Общение включает пять консультаций дистанционно (телефон, Viber, Skype) по 60 минут, а также ежедневное общение по переписке (электронная почта, Viber, Skype).
Организация рабочего времени руководителя может быть поручена консультанту. Даже простое напоминание о ключевых задачах значительно повышает вероятность их выполнения и заметно улучшает работу предприятия. Контроль внешнего наблюдателя позволит руководителю увидеть ситуацию «со стороны». Предприятие, «зацикленное» только на себе, не может развиваться. Как правило, сотрудники не будут объективны при оценке эффективности работы предприятия, так как имеют предвзятое отношение к происходящему.
Важно чётко выделить критерии по которым можно определить эффективность работы. Это могут быть экономические показатели (доход, прибыль, активы), организационные (количество сотрудников, скорость принятия решения) и т. п. Я могу определить, какие из них являются существенными.
Регулярно выполняя ежедневные ключевые задачи руководителя, Вы создаёте атмосферу надёжности. Опираясь на Вас, сотрудники могут достичь максимальных результатов в деятельности. Руководитель становится примером организованности и может эффективно осуществлять коммуникации.
Руководитель обладает большими возможностями, это требует от него соответствующей ответственности. Чем он ответственнее, тем больше ресурсов может получить в управление.
Практический вывод
Консультационная услуга «Организация рабочего времени руководителя» обеспечивает условия, чтобы ежедневные ключевые задачи руководителя были выполнены вовремя. Это является основой для успешной деятельности предприятия. Услуга не является консультированием по вопросам коммерческой деятельности и управления, а ориентирована на эффективное (индивидуальное) использование личных особенностей руководителя в достижении целей предприятия. Это дополнительное образование направленное на осознание своих сильных и слабых сторон личности и максимально эффективное их применение в профессиональной деятельности руководителя.
С уважением, Дмитрий Черненко.